Zoals iedere onderneming verwerkt ook de Van den Dool Groep (verder aangeduid als Van den Dool Groep) persoonsgegevens. De Van den Dool Groep bestaat uit Van den Dool Elektrotechniek B.V., Van den Dool Beveiligingstechniek B.V., Van den Dool Engineering B.V., Van den Dool Beheer B.V. en Van den Dool Holding B.V.

Die persoonsgegevens worden door ons verzameld om te kunnen communiceren en te kunnen plannen. Wij krijgen gegevens van opdrachtgevers en van eigen medewerkers, inleners en zelfstandigen. Het maakt niet uit waar persoonsgegevens vandaan komen. Met persoonsgegevens hoort men zorgvuldig om te gaan.

Persoonsgegevens worden bij Van den Dool zeer zorgvuldig verwerkt met daarbij passende beveiligingsmaatregelen welke overeenstemmen met de wet- en regelgeving zoals opgenomen in onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor de persoonsgegevens die wij zelf verzamelen zullen wij ons steeds de vraag stellen of wij deze daadwerkelijk nodig hebben en of wij de persoonsgegevens mogen gebruiken voor het doel waarvoor wij deze verzamelen. Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld indien dat gebeurd voor een bepaald doel en de verwerking te verantwoorden is op een rechtsgrond welke genoemd wordt in de AVG. Wij verzamelen persoonsgegevens onder andere om:

1. geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
2. de verplichting uit de overeenkomst na te komen (zowel bij overeenkomst van opdracht als bij serviceabonnementen);
3. de verplichtingen uit de van toepassing zijnde NEN-normen te kunnen nakomen;
4. planningen mogelijk te maken en daarbij contact te hebben met de gebruiker van een installatie;
5. contact mogelijk te maken tussen onze monteurs en de gebruiker of opdrachtgever;
6. fiscale wetgeving na te komen en na te gaan op welke regelingen een beroep kan worden gedaan;
7. verplichtingen na te komen op basis van de wet Poort Wachter (re-integratieverplichtingen);
8. te voldoen aan de vanuit de overheid opgelegde doeleinden om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
9. informatie te kunnen geven over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie;
10. te kunnen voldoen aan kwaliteitsdoeleinden zoals certificering (bijvoorbeeld de NEN) of lidmaatschappen (Uneto);
11. managementinformatie op te stellen, interne controles uit te voeren;
12. audits en accountantscontrole mogelijk te maken;
13. toegang te verlenen tot en gebruik mogelijk te maken van onze besloten web- en portalomgeving en/of het intranet.

De reden dat wij deze persoonsgegevens verzamelen is dat het nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht. Voor sommige persoonsgegevens geeft de betrokkene toestemming.

De persoonsgegevens worden op verschillende momenten verzameld. Bij voorbeeld op het moment dat onze website wordt bezocht en daar gegevens worden ingevuld of achter gelaten. Of bij het aanvragen van een offerte en zeker op het moment van de tot standkoming van een overeenkomst. 

Zoals aangegeven verzamelen wij gegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening. Zonder dit kunnen wij ons werk als allround installatiebedrijf niet uitvoeren. Om dat te kunnen doen verzamelen wij:

1. NAW-gegevens, e-mail, internetadres, telefoonnummers en overige contactgegevens;
2. gegevens gerelateerd aan personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
3. gegevens gerelateerd aan identificatie.

De reden dat wij deze persoonsgegevens verzamelen is dat het nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht. Voor sommige persoonsgegevens geeft de betrokkene toestemming.

De verzamelde persoonsgegevens worden enkel en alleen met partijen gedeeld die een gerechtvaardigd belang hebben tot inzage van de persoonsgegevens, een wettelijke verplichting tot inzage hebben of van belang zijn voor de uitvoering van een overeenkomst. Vanzelfsprekend worden alleen die persoonsgegevens gedeeld welke strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gedeeld.

Partijen waar wij persoonsgegevens mee delen zijn onze opdrachtgevers in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid, gegevensverwerkers zoals de softwareleverancier van onze salarissoftware, de leverancier van onze portal, waarmee tevens de planning wordt gedeeld, overheidsinstanties en auditinstanties. Daarnaast kunnen er situaties zijn waarin Van den Dool verplicht is om gegevens af te staan, zoals bij een gerechtelijk bevel of vonnis.

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met partijen buiten de Europese Unie. De persoonsgegevens die wij verzamelen zullen wij niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze verzameld hebben. Hiervoor zijn wettelijke termijnen. Zo worden de persoonsgegevens van sollicitanten na 4 weken uit ons systeem verwijderd wanneer er geen overeenkomst met de sollicitant tot stand is gekomen, tenzij de sollicitant Van den Dool daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven.

Andere persoonsgegevens zijn wij wettelijk verplicht langer te bewaren. Zo dienen persoonsgegevens met betrekking tot salarisverwerking tot 7 jaar na het beëindigen van het kalenderjaar. De betrokkene volgens de AVG is de natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens zijn. Bij Van den Dool zal dit veelal de opdrachtgever of gebruiker zijn. Op basis van de AVG heeft de betrokkene de volgende rechten:

1. het recht op inzage (welke persoonsgegevens verwerken wij van de betrokkene);
2. het recht op rectificatie en aanvulling (als de persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn kan de betrokkene ons dat aangegeven en zijn wij verplicht om dat aan te passen); 
3. het recht op beperking van de verwerking (als er door Van den Dool persoonsgegevens zijn die niet correct zijn, niet noodzakelijk zijn of die persoonsgegevens niet meer nodig zouden zijn voor het doel waarvoor ze worden verzameld, kan de betrokkene Van den Dool verzoeken de verwerking van die gegevens te staken);
4. het recht op vergetelheid (de betrokkene kan Van den Dool verlangen dat Van den Dool alle persoonsgegevens van de betrokkene verwijderd. Van den Dool zal daar aan meewerken wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld dan wel zij de gegevens op basis van een wettelijke grond of de uitvoering van de overeenkomst gehouden is de persoonsgegevens te blijven bewaren);
5. het recht op dataportabiliteit (de betrokkene kan van Van den Dool verlangen om diens (digitale) persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie);
6. het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming (Van den Dool zal geen geautomatiseerde besluiten, bij ieder besluit zal een medewerker betrokken zijn) en profilering (waarvan Van den Dool evenmin gebruik maakt);
7. het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. De betrokkene heeft recht om bezwaar te maken tegen welke persoonsgegevens worden verwerkt.

Om deze rechten goed te borgen is er een Betrokkeneprocedure opgesteld. In deze procedure is eveneens het recht van bezwaar van de betrokkene uitgewerkt. Op verzoek zal deze procedure worden toegezonden. Hiervoor kan een e-mail worden gestuurd naar privacy@doolgroep.nl. Van den Dool zal dan de naam en e-mailadres opslaan om met de betrokkene te kunnen communiceren. De gegevens die verzameld worden, zullen verwijderd worden zodra deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, tenzij Van den Dool een wettelijke of contractuele plicht heeft om deze gegevens langer te bewaren.

Voor de helderheid merken wij nog op dat onze administratie over de objecten zelf niet onder de AVG vallen.

Voor vragen of opmerkingen over ons privacybeleid en deze verklaring, verzoeken wij u vriendelijk deze te stellen door een mail te sturen naar bovenstaand e-mailadres.